Documents Compravenda

La comanda:

 Document mitjançant el qual s'encarreguen mercaderies o serveis a un proveïdor. La comanda es pot fer per correu, fax, telèfon, etc., o bé mitjançant un imprès. En aquest darrer cas, els impresos han de contenir totes les dades necessàries per facilitar les relacions de compravenda. En general, hi han de constar les dades que identifiquen el comprador i la data en què s'emet el document, les dades comercials com ara el tipus d'article i la forma de lliurament; és preferible esmentar l'àmbit jurídic que afecta l'operació. La comanda és la sol·licitud de mercaderies que el comprador fa al venedor sota unes condicions prèviament pactades. ESTRUCTURA DE LA COMANDA 1. Dades identificadores 1.1. Identificació de la persona compradora 1.2. Data d'emissió 1.3. Número de comanda 2. Dades de l'operació 2.1. Article: tipus, codi i quantitats 2.2. Pagament: preus, condicions, primes de penalització o bonificació 2.3. Lliurament: lloc, data, mitjà, tipus de paletització, envasos, embalatges, etc. 3. Referència al marc jurídic competent 4. Signatura


EXEMPLE:





  Albarà

És un document emès pel venedor, s'hi relacionen les mercaderies enviades corresponents a una determinada comanda i que acompanya les esmentades mercaderies amb la finalitat d'acreditar el seu lliurament. Concepte i contingut de l'albarà -Es tracta d'un document i, per tant, cal realizar-lo per escrit. -Conté la relació de mercaderies incloses dins d'una determinada operació comercial. -És la conseqüència documental del lliurament de la mercaderia que va sol·licitar a la comanda. -Acompanya les mercaderies per tal que el seu receptor pugui comprovar-ne l¡entrada al magatzem. Identificació de les parts: Dades del comprador i venedor Identificació del document: Número del document, data d'emissió, comanda Identificació de la mercaderia: Codi del producte, unitats a comprar de cada producte, descripció de cada producte, preu unitari i import total. Condicions de lliurament: Identifiació, paquets, lloc de lliurament Declaració de conformitat: Signatura.

EXEMPLE:




  Nota de despeses

La nota de despeses és un document que el venedor realitza a càrrec del comprador i s'utiliza per reflectir els pagaments a tercercs. El comprador abona el venedor la nota de despeses segons les condicions pactades i reflectides a la comanda.

Les despeses més habituals en aquest tipus de situacions són:
-Transport
-Assegurança
-Envasos
-Embalatges
-Càrrega i descàrrega de mercaderia

Aquest document auxiliar s'adjunta a la factura i el seu format és el mateix, amb la diferència que s'ha d'indicar que es tracta d'una nota de despeses en l'espai destinat al número de document, ja que s'han de numerar a part.
Des d'un punt de vista fiscal, és important no confondre les despeses que s'han de carregar a la nota i que tributen al tipus general de l'IVA (21%)

Carta de ports

És un document que compleix les funcions de contracte i factura en la prestació de serveis de transports. Per tant, és la factura que lliuren els transportitstes com a justificant que un determinat servei s'ha realitzat i s'ha cobrat.

A més d'aquestes funcions de contracte i factura, la carta de ports és el document que serveix per justificar el tipus de mercaderies catalogades com a perilloses. La carta de ports la signen tant l'expedidor de la mercaderia, com a justificant de l'encàrrec de transportar la mercaderia.

Diferència entre nota de despeses  i carta de ports

La nota de despeses és un document que el venedor realitza a càrrec del comprador i s'utiliza per reflectir els pagaments a tercercs. El comprador abona el venedor la nota de despeses segons les condicions pactades i reflectides a la comanda.

És un document que compleix les funcions de contracte i factura en la prestació de serveis de transports. Per tant, és la factura que lliuren els transportitstes com a justificant que un determinat servei s'ha realitzat i s'ha cobrat.



Registre de comandes emeses

Quan s'envia una comanda cal fer-ne un seguiment fins que les mercaderies es reben al magatzem. El control de les comandes es reflecteix en el llibre registre de comandes emeses.  Generalment el contingut del llibre registre de comanda és el següent:

Número de comanda: Número assignat a la comanda, que figura en el document.
Data: Dia i mes que s'envia la comanda.
Proveïdor: Nom o ráo social del proveïdor
Codi o CIF: Codi assignat al proveïdor o el codi d'identificació fiscal.
Data de lliurament: data o termini acordat en la comanda
Magatzem: Lloc de lliurament o magatzem per al qual es van sol·licitar les mercaderies.
Data de recepció: Data en què es reben les mercaderies al magatzem.
Número d'albarà: Número de document ( albarà, nota de lliurament, carta de ports) que se signa acceptant l'enviament
Observacions: S'anoten incidències quan hi ha diferència entre la data acordada per al lliurament i la de recepció, o quan no s'han rebut tots els productes sol·licitats.


EXEMPLE:

Registre de comandes rebudes

És habitual que, en moltes empreses, des del departament comercial, es porti un registre de comandes voluntari, amb la funció de controlar l'activitat comercial de l'empresa. El registre de comandes rebudes el sol portar l'empresa venedora, i se sol ajustar als formats següents:

Data de recepció	Client	Data d’acceptació	Data de comunicació al magatzem	Data de sortida	Observacions

Descomptes:

Els descomptes a clients també són aplicables pel fabricant en la seva relació amb els comerciants i poden ser de tres tipus:

Descompte comercial: Disminucions que afecten el preu de catàleg d'un producte en un moment concret, en funció de la política de preus de l'empresa: promocions, rebaixes, etc.

Ràpel: Disminucions que s'apliquen als clients que compren grans quantitats de producte. S'acumula al descompte comercial, en cas que n'hi hagi. També s'anomenen descomptes per volum de vendes. Aquest descompte és el més habitual en la relació entre fabricants i els comerciants.

Descompte per pagament immediat: S'aplica quan el client paga al comptat en un determinat termini i es calcula sobre el total resultant a pagar pel client.